Aktualności
tel. serwisowy: 61 307 00 77 (08:00 - 16:00)
Obowiązek e-fakturowania przy użyciu Krajowego Systemu eFaktur (KSeF) wchodzi w życie od 1 lipca 2024 r. Dla:
Korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe od 1 stycznia 2025 r.
Czytaj więcej na temat obowiązku KSeF
Dotychczas korzystanie z KSeF było dobrowolne, a przedsiębiorcy równie dobrze mogli wystawiać innego typu faktury elektroniczne, jak i tradycyjne faktury papierowe. Jak dotąd faktura elektroniczna w formacie PDF przy spełnieniu warunków jej wystawiania, autoryzacji i akceptacji, była równoznaczna w skutkach z fakturą papierową. Tymczasem wraz ze wdrożeniem KSeF ustawodawca wprowadza jako obowiązkowy cyfrowy format danych, tyle że rozumiany nie jako obraz faktury, lecz jako uporządkowaną, jednoznaczną informację cyfrową (ustrukturyzowany schemat danych). Ponadto system KSEF stanie się jednolitą w skali kraju bazą do wystawiania i odbierania e-faktur.
Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę KSeF w programie fillup e-faktury
W programie fillup e-faktury szybko i łatwo wystawisz oraz wyślesz darmową e-fakturę w KSeF. Najlepsze rozwiązanie do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur.
Wystaw e-fakturę w systemie KSeF już teraz »
Kardynalną zaletą wprowadzenia KSeF jest ustanowienie obowiązkowego, jednolitego formatu faktur elektronicznych. Dotychczasowe faktury papierowe, a nawet faktury w formacie PDF powodowały konieczność przenoszenia wynikających z nich danych do systemów księgowych. Najczęściej odbywało się to w sposób ręczny. Proces ten więc był żmudny i niósł za sobą ryzyko błędów. Wraz z wdrożeniem KSeF wszystkie faktury mają przybrać format uporządkowanych, jednoznacznych informacji cyfrowych. Pozwoli to w wysokim stopniu zautomatyzować obieg cyfrowych danych wewnątrz przedsiębiorstwa oraz pomiędzy kontrahentami, jak również pomiędzy podatnikami a administracją skarbową. Rozwiązanie to przyczyni się nie tylko do szybszego i sprawniejszego dokumentowania transakcji, ale również do przyspieszenia realizacji płatności.
Przedsiębiorcy odniosą szereg korzyści z wprowadzenia obowiązkowego KSeF. Zwiększy się szybkość wymiany danych pomiędzy kontrahentami, gdyż wystawiona faktura będzie udostępniona dla odbiorcy praktycznie w czasie rzeczywistym. Nabywca będzie miał nadto pewność, że faktura została wystawiona przez podmiot uprawniony, a wystawca faktury, że odbiorca ją otrzymał. Korygowanie faktur stanie się łatwiejsze i szybsze. Podatnicy nie będą musieli wystawiać duplikatów faktur, ponieważ e-faktury w KSeF będą zawsze dostępne dla wystawcy i odbiorcy. Podatnik wystawiający faktury w KSeF nie będzie musiał przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA). Podatnik, który wystąpi o zwrot podatku VAT naliczonego wynikającego wyłącznie z wystawionych faktur ustrukturyzowanych, przy spełnieniu szeregu dodatkowych warunków otrzyma ten zwrot w krótszym okresie (40 zamiast 60 dni), co korzystnie wpłynie na płynność finansową przedsiębiorstw. Automatyzacja procesów księgowych przełoży się na oszczędność czasu pracy pracowników, który można będzie wykorzystać w innych obszarach prowadzenia działalności. Przechowywanie oraz archiwizacja e-faktur przez okres 10 lat zapewniona zostanie przez administrację publiczną, co daje możliwości dużych oszczędności związanych z brakiem obowiązku przechowywania tych dokumentów przez przedsiębiorców.
Z kolei od strony administracji publicznej obowiązkowy KSeF pozwoli w jeszcze większym stopniu weryfikować prawidłowość rozliczeń podatkowych bez angażowania samych podatników i bez wszczynania kontroli podatkowych. Nadto wdrożenie obligatoryjnego e-fakturowania przyczyni się do dalszego uszczelnienia VAT, a także będzie oddziaływało na uszczelnienie w zakresie podatków dochodowych.
Odkładanie przygotowań do wdrożenia KSeF na ostatnią chwilę byłoby nieracjonalne, zwłaszcza w dużych firmach, gdzie procesy związane z wystawianiem i otrzymywaniem faktur są w znacznym stopniu zautomatyzowane. Co można zrobić już dziś, by w przyszłości uniknąć problemów związanych z obligatoryjnym przejściem na KSeF?
Ten etap służy m.in. ocenie, czy obecnie stosowane narzędzie do wystawiania faktur będzie można wykorzystać do pracy z KSeF, a jeśli tak - to jaka modernizacja lub rozbudowa będzie niezbędna. Istotnym aspektem jest możliwość dostosowania tego narzędzia do modelu uwierzytelniania i autoryzacji narzuconego przez KSeF.
Przeszkoleniem powinni zostać objęci pracownicy, którzy w swoim zakresie obowiązków mają wystawianie lub obsługę faktur. Będą to przede wszystkim osoby przygotowujące i wystawiające faktury sprzedaży, odbiorcy faktur zakupowych czy pracownicy działu finansów i działu księgowości.
Skuteczne wdrożenie KSeF wymaga zaangażowania osób z różnych działów firmy, bowiem aktualizacji wymagać może szereg procesów biznesowych w firmie. W zespole, który będzie się tym zajmował, powinny się znaleźć osoby zajmujące się wystawianiem faktur sprzedaży i współpracą z kontrahentami, osoby odpowiedzialne za działanie systemów informatycznych oraz osoby zajmujące się księgowaniem i/lub rozliczeniami podatkowymi.
Dostęp do KSeF jest możliwy po wymaganym uwierzytelnieniu i autoryzacji. Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą mają automatycznie przypisane pierwotne uprawnienia o charakterze właścicielskim i nie wymaga to od nich jakichkolwiek zgłoszeń ani innych działań. Z kolei podatnik niebędący osobą fizyczną może korzystać z KSeF bez zgłaszania w urzędzie skarbowym tylko wtedy, gdy posiada elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP. Jeśli ten warunek nie jest spełniony, wymagane jest złożenie w urzędzie skarbowym zawiadomienia ZAW-FA i wskazanie w nim osoby fizycznej uprawnionej do działania w imieniu tego podatnika w KSeF. Podatnicy mają też prawo nadawania uprawnień innym osobom lub podmiotom, np. pracownikom lub biurom rachunkowym.
Pod koniec 2021 r. Ministerstwo Finansów prowadziło pilotaż KSeF z udziałem podatników. Środowisko testowe używane w tym pilotażu jest nadal dostępne i można z niego skorzystać, by sprawdzić, na ile systemy informatyczne stosowane w firmie są z nim zgodne. Kolejnym etapem testów może być przejście na realne fakturowanie w KSeF z wybranymi kontrahentami. Najlepiej, by byli wśród nich i odbiorcy, i wystawcami faktur, bo dopiero to pozwoli w pełni przetestować procedury związane z przygotowywaniem, wysyłaniem i odbiorem dokumentów oraz z ewentualnym korygowaniem znalezionych w nich błędów. Choć wprowadzenie obligatoryjnego korzystania z KSeF nie nakłada na wystawców faktur nowych obowiązków związanych z treścią tych dokumentów, to sam sposób, w jaki system jest zorganizowany, wymusza zupełnie nowe zasady korygowania faktur z błędnie wpisanym numerem NIP nabywcy.
Aby móc pobrać faktury kosztowe z KSeF, trzeba posiadać odpowiednie uprawnienia w KSeF, czyli uprawnienie dostępu do faktur. Uprawnienie to nadawane jest w taki sam sposób jak możliwość wystawiania faktur, a więc dotyczy zarówno osób fizycznych, podmiotów niebędących osobami fizycznymi, jak i biur rachunkowych.
Faktury w KSeF są przechowywane przez 10 lat od końca roku, w którym zostały wystawione. Tym samym podatnik ma bardzo długi czas na uzyskanie do nich dostępu. Tak długi okres przechowywania na pewno jest niezwykle korzystny dla podatników. Jednocześnie z racji tego, że faktury kosztowe są dostępne do pobrania w KSeF, wówczas po wejściu w życie obowiązkowego korzystania z KSeF z obrotu gospodarczego znikną duplikaty faktur, ponieważ oryginał dokumentu nie może zostać zgubiony czy też zniszczony.
Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Bez akceptacji, faktura wystawiona w KSeF nie może być uznana za otrzymaną przez nabywcę towaru lub usługi. Akceptacji dokonuje nabywca faktury, a to oznacza, że po jej wystawieniu po stronie nabywcy powinna odbyć się faktyczna jej akceptacja.
Datą otrzymania faktury jest data wygenerowania faktury w systemie KSeF. Oznacza to, że data wystawienia faktury w KSeF u sprzedawcy jest równoznaczna z datą jej otrzymania u nabywcy.
Odliczenie podatku od towarów i usług możliwe jest w dacie powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy, nie wcześniej jednak niż w dacie otrzymania faktury. Oznacza to jednocześnie, że data wystawienia faktury KSeF będzie decydująca co do okresu odliczenia VAT z danej faktury, jeśli tylko obowiązek podatkowy u sprzedawcy nie powstał po tej dacie.
