Wydatki poniesione przed założeniem działalności jako koszty uzyskania przychodu i odliczenie od nich VAT

Osoby, które zamierzają założyć działalność gospodarczą niejednokrotnie ponoszą wydatki z tego tytułu, jeszcze przed formalnym otwarciem firmy. Czy takie wydatki mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu? I czy można odliczyć od nich VAT? Co do zasady tak, ale muszą spełniać określone warunki.

Aby możliwe było zaliczenie poniesionych wydatków do kosztów nowo otwartej firmy, powinny one spełniać definicję kosztów uzyskania przychodu, która została określona w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT). Przepis wskazuje że kosztami uzyskania przychodu są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów.

Trzeba również pamiętać, że wydatek taki nie może być wymieniony w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT, czyli w katalogu wydatków, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Do wydatków, wymienionych w ustawie o PIT, których nie możemy zaliczyć jako koszty uzyskania przychodu zaliczamy np. koszty reprezentacji.

Co więcej, do kosztów działalności można ująć te wydatki, które nie mają charakteru osobistego, a ich poniesienie powinno być uzasadnione w kontekście prowadzonej działalności. Aby uznać dany wydatek za koszt podatkowy, ważne jest aby był poniesiony w określonym celu. Zatem podatnik każdorazowo powinien wykazać związek między wydatkiem a przychodem i jednoznacznie wykazać, że poniesienie kosztu doprowadzi do osiągnięcia lub zwiększenia przychodów, jego zachowania lub zabezpieczenia. Aby stwierdzić, że wydatek, który został poniesiony przed datą rozpoczęcia działalności, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, należy ustalić, czy taki wydatek jest potrzebny w prowadzonej działalności i ma związek z tą działalnością.

Trzeba też pamiętać, że wydatek powinien być prawidłowo udokumentowany. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie prowadzenia Podatkowej księgi przychodów i rozchodów podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, do których należy zaklasyfikować m.in.: faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne. Dokumenty powinny być wystawione na imię i nazwisko danej osoby, która planuje otworzyć własną działalność gospodarczą, a także wskazywać tej osoby adres.

Najlepszy i najprostszy sposób na PIT - Program e-pity^®
Nie musisz znać się na PIT'ach i zmianach podatkowych. Oblicz wygodnie wysokość Twojego podatku PIT kompleksowo razem z wszystkimi ulgami, odliczeniami i kwotą wolną od podatku. Zadbaj o najwyższy i najszybszy zwrot podatku z PIT do 45 dni.
Po prostu oblicz Twój e-PIT w Programie e-pity 2023 i wyślij PIT online

Możliwe jest również zakupienie towarów czy też materiałów handlowych, które planujemy odsprzedać, już po założeniu firmy. Takie produkty, materiały należy wprowadzić do przedsiębiorstwa na podstawie spisu z natury na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. Remanent powinien być zgodny z art. 28 ust. 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, a składniki wykazane w spisie z natury wycenione według ceny zakupu, nabycia lub wartości rynkowej (jeżeli jest ona niższa od ceny zakupu lub nabycia). Towary ujęte w remanencie początkowym zostaną rozliczone dopiero na koniec roku podatkowego jako różnica remanentowa, w zeznaniu rocznym. Wówczas różnica ta zwiększy koszty uzyskania przychodu i obniży podstawę opodatkowania.

Środki trwałe to wydatki na majątek firmy, których wartość przekracza 10.000,00 zł, a okres ich użytkowania jest dłuższy niż rok. Przyszły przedsiębiorca, jeśli nabył środek trwały przed rozpoczęciem działalności gospodarczej, a chce go wykorzystywać w ramach działalności swojej firmy, powinien sporządzić oświadczenie o przekazaniu danego środka trwałego wskazując jego wartość i nazwę. Kosztem w tym przypadku będą odpisy amortyzacyjne, zgodnie z dedykowaną metodą amortyzacji dla danego składnika majątku.

Natomiast zarówno wyposażenie pozostałe wydatki, które nie dotyczyły zakupu towarów czy środków trwałych, powinny zostać ujęte bezpośrednio w Książce przychodów i rozchodów na podstawie posiadanych dokumentów zakupu w miesiącu, w którym rozpoczęliśmy prowadzenie działalności gospodarczej. co potwierdza np. stanowisko Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 17 kwietnia 2015 r. o sygn. ITPB1/4511-64/15-4/WM, w której czytamy: “(...)wydatki, w przypadku których dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu przypadł na okres poprzedzający rozpoczęcie działalności gospodarczej, powinny zostać ujęte w podatkowej księdze przychodów i rozchodów – w pierwszym miesiącu prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej.”

Podsumowując, nie ma przeciwwskazań, aby podatnik ujął w ewidencji koszty poniesione przed założeniem działalności gospodarczej. Warunkiem jest jednak, aby spełniały definicję kosztu uzyskania przychodu, nie były wyłączone zgodnie z art. 23 ustawy o PIT oraz były odpowiednio udokumentowane.

Podatnikowi, który ma zamiar rozpocząć działalność gospodarczą, przysługuje również prawo do odliczenia podatku VAT od zakupionych towarów lub usług, jeśli zakup ten służy działalności opodatkowanej. Wcześniej jednak należy zarejestrować się jako czynny podatnik VAT, składając zgłoszenie rejestracyjne VAT-R.

Rejestracja VAT a pliki JPK_V7 i deklaracje VAT

Prawo do odliczenia podatku VAT z faktury zakupowej mamy w miesiącu, w którym faktura została wystawiona albo w następnych trzech okresach rozliczeniowych. W przypadku rozliczeń kwartalnych można to zrobić w okresie, w którym faktura została wystawiona lub w dwóch następnych okresach rozliczeniowych.

Założyłem własną JDG - co dalej? Pobierz darmowy e-book