Jak prowadzić Księgę Przychodów i Rozchodów (KPiR) - poradnik

Podatkowa książka przychodów i rozchodów jest przeznaczona do bieżącej ewidencji księgowej obejmującej przychody oraz wydatki przedsiębiorstwa. Jest to jedna z form rozliczania się przedsiębiorcy z fiskusem.

W KPiR odnotowywane są:

• przychody,
• zakupy towarów oraz materiałów,
• poniesione koszty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej,
• koszty prac badawczo rozwojowych.

Rozliczenie w oparciu o KPiR nie jest dostępne dla każdego przedsiębiorcy. Podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR) może prowadzić osoba, która spełnia następujące warunki:

• rozlicza podatek dochodowy według skali podatkowej (stawki 12% i 32%) lub liniowo (stawka 19%),
• prowadzi indywidualną działalność gospodarczą, jest wspólnikiem spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych, spółki partnerskiej lub przedsiębiorstwa w spadku,
• przychody netto (bez VAT) z działalności gospodarczej albo przychody spółki nie przekroczyły w poprzednim roku 2 mln euro. Wskazany limit wyrażony w euro przelicza się na walutę polską według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok podatkowy.

Rozliczenie firmy, działalności gospodarczej - jaki PIT wybrać?

Podatkową księgę przychodów i rozchodów zakłada się na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego lub na dzień 1 stycznia każdego roku podatkowego. Po zakończeniu roku podatkowego KPiR trzeba zamknąć w celu prawidłowego ustalenia dochodu / straty na koniec roku.

Księgę możesz prowadzić w formie papierowej lub elektronicznej. Jeśli podatnik prowadzi księgę w formie papierowej, wszystkie jej strony muszą być spięte i ponumerowane.

Wzór podatkowej księgi przychodów i rozchodów został opublikowany przez Ministra Finansów.

Podatkowa księga przychodów i rozchodów - zestawienie roczne

Odpowiednie programy komputerowe dają możliwość prowadzenia KPIR elektronicznie. Podatnik przy wyborze programu komputerowego powinien wybrać program, który zapewnia bezzwłoczny wgląd w treść zapisów oraz umożliwiający wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi.

Jeżeli jednak wydruk z programu komputerowego nie będzie możliwy, lub nie bedzie odpowiadał formatowi, który został wskazany przez Ministerstwo Finansów, to dodatkowo należy założyć i prowadzić księgę w wersji papierowej.

Dokumenty księgowe powinno się archiwizować na dysku twardym komputera np. w formie plików PDF. Pliki powinny być zapisane chronologicznie, z podziałem na poszczególne okresy rozliczeniowe. Dodatkowo powinno się wykonać odrębną kopię na innym nośniku danych np. karta pamięci, pendrive.

Obecnie drukowanie KPiR nie jest obowiązkowe i wystarczy przechowywanie księgi w wersji elektronicznej, o ile program komputerowy zapewnia wydrukowania księgi według wzoru określonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia.

Dokumenty księgowe, w tym KPiR, powinno się przechowywać dane w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem.

Trzeba również pamiętać, o tym aby określić pisemnie szczegółową instrukcję obsługi programu komputerowego, który jest używany do jej prowadzenia. Ustawodawca nie określił, w jakiej formie powinna być przygotowana instrukcja. Najczęściej jest to spis zasad działania danego programu komputerowego.

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zawiera wytyczne co do jej prowadzenia. Trzeba również pamiętać, że inne zasady dotyczą rolników i podatników niebędących rolnikami w rozumieniu par. 2 ust. 2 wskazanego wyżej rozporządzenia.

Podatkowa KPiR to ewidencja zawierająca przychody osiągnięte przez przedsiębiorcę i ponoszone przez niego wydatki. W praktyce osoba prowadząca książkę przychodów i rozchodów odnotowywuje w niej dokonaną sprzedaż oraz koszty poniesione w celu uzyskania przychodu. Podatkowa książka przychodów i rozchodów służy do określenia wysokości zobowiązania podatkowego z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych.

KPiR nie tylko służy do rozliczeń z fiskusem, ale również jest istotna dla samego przedsiębiorcy, gdyż dzięki jej zapisom widoczna jest efektywność prowadzonej działalności oraz możliwa jest jej analiza ekonomiczno finansowa.

Jeśli chodzi o zasady prowadzenia podatkowej książki przychodów i rozchodów, to w pierwszej kolejności należy pamiętać, że przede wszystkim podatkowa książka przychodów i rozchodów powinna być prowadzona w sposób rzetelny i niewadliwy. Nierzetelność przy prowadzeniu KPiR traktowana jest jako przestępstwo skarbowe, natomiast wadliwość jako wykroczenie skarbowe. W przypadku uznania przez organ podatkowy KPiR za nierzetelną bądź wadliwą, sam fiskus dokonuje określenia podstawy opodatkowania i nakłada określoną karę grzywny.

Podatkowa książka przychodów i rozchodów nie może zawierać błędów formalnych, tj. brak chronologii czy nieprawidłowe numerowanie kart. Niedopuszczalne jest wprowadzanie do niej wpisów dotyczących zdarzenia, które w rzeczywistości nie zaistniało np. proceder pustej faktury, nie zawiera wpisu o zdarzeniu, które rzeczywiście zaistniało np. nie ujęto transakcji sprzedaży lub wpisy opiewają na kwoty odmienne od stanu faktycznego np. zaniżenie wartości rzeczywistej sprzedaży.

Do podatkowej Książki przychodów i rozchodów nie można wprowadzać zdarzeń dowolnie. Podstawą do dokonywania w niej zapisów są dowody księgowe do których należą:

1. faktury VAT, dokumenty celne, rachunki, wystawione zgodnie z właściwymi przepisami m.in. ustawą o podatku od towarów i usług
2. inne dokumenty stwierdzające fakt dokonania danej czynności gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem np. dzienne zestawienia faktur dotyczących sprzedaży sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem, noty księgowe, dowody przesunięć, dowody opłat pocztowych i bankowych, inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie, książeczek opłat, raporty fiskalne, opisy lub specyfikacje otrzymanych materiałów lub towarów handlowych, dowody wewnętrzne.

Dokumentowanie kosztów dowodami wewnętrznymi

Niezależnie od rodzaju, dokumentacja będąca podstawą do wprowadzenia zdarzeń w KPiR powinna rzetelnie określać wystawcę lub wskazanie stron (nazwę i adresy), które dokonują operacji gospodarczej. Każdy dowód księgowy powinien być opatrzony datą jego wystawienia lub okres w którym dokonano danej operacji gospodarczej. Niezbędne jest również określenie przedmiot operacji gospodarczej oraz jego wartości.

Trzeba również pamiętać, aby dany dokument oznaczyć numerem, który pozwoli na jego identyfikację i powiązanie z daną, konkretną pozycją w księdze przychodów i rozchodów.

Miejscem przechowywania PKPiR jest, co do zasady, siedziba firmy lub w miejscu wykonywania działalności. Jeśli natomiast prowadzeniem podatkowej książki przychodów i rozchodów zajmuje się biuro rachunkowe, to powinna być przechowywana w miejscu prowadzenia lub przechowywania księgi przez dane biuro rachunkowe. Wraz z księgą w tym samym miejscu powinny być przechowywane dowody księgowe i pozostała dokumentacja księgowa.

Podatkowa książka przychodów i rozchodów oraz pozostała dokumentacja księgowa powinny być przechowywane przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego rozliczanego na podstawie tejże księgi. Jeśli natomiast bieg terminu przedawnienia dla zobowiązania podatkowego został zawieszony, to dokumentację księgową, w tym KPiR powinno się przechowywać do momentu przedawnienia zobowiązań.

Zawartość księgi jest ściśle określona we wzorze zamieszczonym w załączniku nr 1 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów zawiera 17 kolumn, które są oznaczone kolejno numerami. Dotyczą one:

1 - Numer zapisów do księgi, numerem tym oznaczony jest dowód księgowy na podstawie którego dokonuje] się wpisu,
2 - Data wynikająca z dokumentu stanowiącego podstawę wpisu.
3 - Numer faktury lub innego dowodu.
4, 5 - Dane kontrahentów.
6 - Opis zdarzenia gospodarczego, np. zakup towarów
7 - Przychody ze sprzedaży.
8 - Pozostałe przychody, np. ze zbycia środka trwałego
9 - Suma przychodów z kolumn 7 i 8.
10 - Zakup materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu.
11 - Koszty uboczne zakupu, np. koszty transportu, ubezpieczenia w drodze.
12 - Wynagrodzenie brutto wypłacane pracownikom.
13 - Pozostałe koszty, niewymienione w kolumnach 10–12, np. czynsz za lokal, koszt energii elektrycznej,
14 - Suma wydatków z kolumn 12 i 13.
15 - Kolumna jest wolna. Można w niej wpisywać inne zdarzenia gospodarcze niż wymienione w kolumnach 1–13.
16 - Koszty działalności badawczo-rozwojowej.
17 - Uwagi co do treści zapisów w kolumnach 2–16 lub do zapisywania innych treści np. pobranych zaliczek.

Prowadząc podatkową książkę przychodów i rozchodów masz do wyboru dwie metody ewidencjonowania: metodę memoriałową lub metodę kasową.

Metoda memoriałowa, polega na tym że koszty podatkowe dzielisz na bezpośrednie i pośrednie tj. bezpośrednio i pośrednio związane z osiągniętym w danym roku przychodem. Od tego jak sklasyfikujemy koszt w następstwie zależeć będzie data jego ujęcia w ewidencji.

• Koszty bezpośrednie to rodzaj kosztów, które przyporządkujemy do danego przychodu. Koszty te ujmowane są w roku, w którym zostały uzyskane przychody do których możemy je przyporządkować. Możemy je ujmować w księdze do dnia złożenia podatkowego rozliczenia rocznego za dany rok podatkowy.
• Koszty pośrednie to takie koszty, których nie przyporządkujemy konkretnie do danego przychodu. Ewidencjonowane są one na podstawie daty wystawienia faktury przez twojego dostawcę.

KPiR księgowanie kosztów

W momencie rozpoczęcia działalności gospodarczej należy sporządzić spis z natury, który powinien być wykazany w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Spis z natury nie dotyczy składników majątkowych firmy, środków trwałych czy też wyposażenia. Spis z natury w momencie założenia firmy powinien zawierać wszystkie rzeczy kupione przed założeniem firmy, czyli towary handlowe, materiały i surowce podstawowe, pomocnicze, półwyroby, a także braki i odpady użytkowe.

Jeżeli przedsiębiorca nie posiada składników które należałoby ująć w spisie na dzień rozpoczęcia działalności, to i tak musisz przygotować spis z natury i wykazać wartość “0”.

Spis z natury musi zawierać takie dane, jak: nazwisko i imię przedsiębiorcy/nazwę firmy, datę sporządzenia spisu, numery pozycji arkusza spisu z natury,określenie towaru/składników objętych spisem, jednostki miary, ilość stwierdzoną w czasie spisu, cenę za jednostkę, wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową, łączną wartość spisu z natury, klauzulę „Spis zakończono na pozycji...", podpisy osób sporządzających spis oraz podpis podatnika/wspólników.

Obowiązek przygotowania spisu z natury istnieje również:

• na dzień 1 stycznia,
• na koniec każdego roku podatkowego
• na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego
• w przypadku zmiany wspólnika
• w przypadku zmiany proporcji udziałów wspólników
• w przypadku utraty w ciągu roku podatkowego prawa do zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym,
• w przypadku likwidacji działalności na dzień jej likwidacji.

Spis z natury sporządza się przed rozpoczęciem sprzedaży w nowym roku. Nie można rozpocząć sprzedaży w nowym roku, jeśli nie spiszesz stanu towarów na dzień zakończenia poprzedniego roku.

Po zakończeniu roku podatkowego należy zamknąć podatkową księgę przychodów i rozchodów. Zamknięcie polega na zsumowaniu kwoty w poszczególnych kolumnach możesz narastająco przez cały rok lub wyłącznie na koniec miesiąca. Wartości wykazane na koniec grudnia w przypadku podsumowania całego roku są jednocześnie podsumowaniem przychodów i kosztów osiągniętych w trakcie całego roku.Na 31 grudnia każdego roku musisz sporządzić spis z natury (remanent).

Nie ma obowiązku przedstawiania spisu z natury w urzędzie skarbowym, taki dokument powinien się jednak znajdować w księgach firmy. Wartość spisu wykazuje się w podatkowej książce przychodów i rozchodów i jest ostatnim zapisem w księdze podatkowej w danym roku podatkowym oraz jako pierwsza pozycja w księdze następnego roku.

Podatnik na koniec roku podatkowego powinien również ustalić dochód, odejmując od przychodu koszty jego uzyskania. Dochód powinien być przeniesiony do zeznania rocznego.

Przy prowadzeniu PKPiR, równolegle należy przygotować ewidencje:

• środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
• sprzedaży – jeżeli księga jest prowadzona przez zewnętrzne biuro rachunkowe i nie prowadzona ewidencja na kasie fiskalnej
• przebiegu pojazdów – jeśli samochód wprowadzono jako środek trwały firmy, wykorzystywany wyłącznie na cele działalności gospodarczej, a 100 % wydatków na jego użytkowanie stanowi koszty uzyskania przychodu,
• kupna i sprzedaży wartości dewizowych.